La clientèle internationale est fréquemment confrontée, au titre de la circulation des actes juridiques dans un contexte transfrontalier, aux problématiques de légalisations ou apostilles des documents officiels.
Cela nous donne l’occasion de rappeler que la légalisation est une procédure lourde visant à attester de la véracité de la signature et de la qualité de son signataire. Elle est effectuée, en ce qui concerne la France et pour les actes officiels français destinés à être produits à l’étranger, par le Service de légalisation du Ministère des Affaires étrangères et européennes.
Il est à noter que la légalisation peut faire l’objet d’une dispense :
- Au titre d’une convention bilatérale spécifique portant dispense de légalisation
- Au titre de la règlementation européenne, notamment au visa du règlement UE 2016/1191 du 6 juillet 2016 modifiant le règlement UE n° 1024/2012
- Ou plus généralement au titre de la Convention de la Haye du 5 octobre 1961 instituant le régime de l’apostille.
Intéressons-nous à ce dernier point. L’apostille consiste, matériellement, en une mention standardisée, apposée par l’autorité compétente du pays d’établissement de l’acte destiné à être produit à l’étranger. L’intérêt de cette mention standardisée est qu’elle permet à l’autorité du pays d’accueil de s’assurer de l’authenticité de l’acte et de la légitimité du signataire pour l’établir.
Jusqu’à très récemment, était seul compétent, en France, pour apposer la mention d’apostille les procureurs généraux près les cours d’appel. L’ordonnance du 4 mars 2020 prévoit désormais que les Présidents des conseils régionaux et interrégionaux des notaires, ainsi que leurs délégués, pourront également être désignés comme autorité compétente par le pouvoir règlementaire. Cette mesure doit être à nos yeux saluée, en ce qu’elle conforte notre profession dans son rôle d’intervenant majeur dans le service public de l’authenticité. Elle permettra également un meilleur service rendu au justiciable en adaptant, au cas par cas, la localisation physique des services délivrant la mention d’apostille en les rapprochant de l’usager. Nul doute que l’usager localisé à MENTON appréciera de ne pas avoir nécessairement à se déplacer jusqu’à la Cour d’Appel d’AIX EN PROVENCE.
A noter également que cette même ordonnance prévoit, et nous ne pouvons que saluer l’ambition de ce projet, de centraliser dans une base de données informatique les informations nécessaires à la vérification des documents publics (notamment signatures manuscrites ou électroniques et sceau des signataires). La base de données sera accessible aux autorités compétentes.