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Politique relative aux données à caractère personnel de nos clients et contacts

1. Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après le « RGPD ») fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cadre de son activité, l'étude Clarelis Notaires met en œuvre un traitement de données à caractère personnel regroupant les données de ses clients et contacts.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

– « client(s) » : désigne toute personne physique ou morale cliente de l'étude ;

– « contact(s) » : désigne toute personne physique ou morale en relation avec le Cabinet mais qui n’est pas client (prospects, relations, partenaires, …) ;

– « responsable du traitement » : désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est l'étude Clarelis Notaires ;

– « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels l'étude Clarelis Notaires travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu’il traite ;

– « personnes concernées » : désigne les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement. Elles sont, au titre des présentes, qualifiées de « client » ou de « contact » ;

– « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs (prestataires de services supports, l’Administration judiciaire et ses auxiliaires, les instances ordinales, etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2. Objet

Pour satisfaire à ses besoins, l'étude Clarelis Notaires met en œuvre et exploite des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses clients et contacts.

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l'étude et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses clients et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

 

3. Portée

La présente politique de protection des données à caractère personnel a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place du traitement des données à caractère personnel des clients et contacts de l'étude Clarelis Notaires.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont l'étude est responsable ainsi que sur les données qualifiées de « structurées ».

De même, la politique ne vise pas les traitements mis en œuvre par les collaborateurs de l'étude dans le traitement de leur clientèle personnelle.

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l'étude Clarelis Notaires ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par lui.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre l'étude et ses clients et contacts, notamment nos conditions générales d’intervention ou notre politique de cookies.

 

4. Principes généraux et engagement

Aucun traitement n’est mis en œuvre par l'étude Clarelis Notaires concernant des données de clients et contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Tout nouveau traitement, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des clients et contacts par le biais d’une modification de la présente politique.

5. Types de données collectées

DONNÉES NON TECHNIQUES (selon les cas d’usage) :

  • Identification : nom, prénom, civilité, fonction, pseudonyme, pseudo réseaux sociaux

  • Coordonnées : Téléphone, adresse e-mail, adresse, …

  • Photo lorsque vous nous accordez ce droit (généralement prise à l’occasion d’évènement ou d’interview pour notre espace d'actualités Clarelis et vous)

  • Vie professionnelle

  • Vie personnelle (familiale ou patrimoniale) lorsque cela est nécessaire dans le cadre du traitement d’un dossier

  • Données bancaires si nécessaires

DONNÉES TECHNIQUES (selon les cas d’usage)

  • Données d’identification (IP)

  • Données de connexion (logs notamment)

  • Données relatives au consentement (clic) essentiellement pour les abonnements en ligne

L'étude Clarelis Notaires ne traite pas de données sensibles au sens de l’article 9 du RGPD, hormis celles comprises à l’article 9.2 f), autrement dit les données nécessaires « à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ou chaque fois que des juridictions agissent dans le cadre de leur fonction juridictionnelle».

6. Origine des données

L'étude Clarelis Notaires collecte les données de ses clients et de ses contacts à partir de :

– données fournies par le client dans le cadre d’un dossier confié à l'étude (dossier client) ;
– cartes de visite ;
– fiches ou formulaires électroniques remplis par le client (feuille d’émargement, enquête de satisfaction post évènement, formulaires LinkedIn) ;
– inscription ou abonnement à nos services en ligne (site web, réseaux sociaux, espace d'actualités Clarelis et vous, …) ;
– inscription à des évènements organisés par l'étude (par mail ou par LinkedIn);
– listes communiquées par les organisateurs d’évènements ou de conférences auxquelles nous participons ;
– échanges via les réseaux sociaux.

Nous ne louons pas nos bases de données.

7. Finalités de traitement

Selon les cas, l'étude Clarelis Notaires traite vos données pour les finalités suivantes :
– traitement des dossiers confiés à l'étude ;
– gestion de la relation client (GRC) ;
– gestion des événements organisés par l'étude Clarelis Notaires (conférences Clarelis Meetings, petits déjeuners, afterworks, webinaires zoom, etc.) ;
– envoi de nos newsletters ou fils d’informations ;
– envoi de vœux et autres félicitations de la part du groupe Clarelis ;
– amélioration de nos services ;
– réponses à nos obligations administratives ;
– réalisation de statistiques.

8. Base légale

Les finalités de traitement présentées ci-dessus reposent sur les conditions de licéité suivantes :

Clients : Exécution précontractuelle ou contractuelle
Contacts : Intérêt légitime et lorsque la loi le requiert, consentement

9. Destinataires des données

L'étude Clarelis Notaires s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

 

Destinataires internes :

  • Notaires

  • Associés et personnel non notaire

Destinataires externes :

  • Responsable de la communication

10. Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par l'étude Clarelis Notaires au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur lui. Elle est fixée dans le cadre de sa politique de durée de conservation.

Passés les délais fixés dans ladite politique, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usage statistique.

Il est rappelé aux clients et contacts que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que l'étude n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

11. Droit de copie

Les clients et contacts disposent traditionnellement d’un droit de demander à l'étude Clarelis Notaires la confirmation que des données les concernant sont ou non traitées.

Les clients et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

– la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
– la demande doit être formulée par écrit à l’adresse suivante : Clarelis, 13 rue des Serbes, 06400 Cannes ou à l’adresse e-mail : clarelis@notaires.fr

Les clients et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de l'étude Clarelis Notaires. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, l'étude pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les clients et contacts.

Si les clients et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées lui seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les clients et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication. Ce droit ne peut en aucun cas permettre d’accéder à des documents et des pièces confiées à l'étude et qui sont soumises au secret professionnel.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser l'étude.

12. Mise à jour 

L’exercice de ce droit s’exerce auprès de votre interlocuteur habituel, à défaut auprès de la personne en charge de la communication de l'étude Clarelis Notaires.

Afin de permettre une mise à jour régulière des données à caractère personnel collectées par l'étude Clarelis Notaires, celui-ci pourra solliciter les clients et contacts qui auront la possibilité de satisfaire à ses demandes.

L'étude ne pourra se voir reprocher une absence de mise à jour si le client ou le contact n’actualise pas ses données.

 

13. Droit à l'effacement

Le droit à l’effacement des clients et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, les clients et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

– lorsque les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;

– lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;

– lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par l'étude Clarelis Notaires et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;

– lorsque la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage ;

– lorsque les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

14. Droit à la limitation

Les clients et contacts sont informés que ce droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par l'étude Clarelis Notaires est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution du contrat commercial.

15. Droit à la portabilité

L'étude Clarelis Notaires fait droit à la portabilité des données dans le cas particulier des données communiquées par les clients ou les contacts eux-mêmes, sur des services en ligne proposés par l'étude et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

16. Décision individuelle automatisée

L'étude Clarelis Notaires ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

17. Droit post mortem

Les clients et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem. La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse : clarelis@notaires.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante : Clarelis, 13 rue des Serbes, 06400 Cannes, accompagné d’une copie signée d’un titre d’identité.

18. Justification

Pour l’ensemble des droits mentionnés dont bénéficie le client ou le contact et conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, vous êtes informés qu’il s’agit de droits de nature individuelle qui ne peuvent être exercés que par la personne concernée relativement à ses propres informations. Pour satisfaire à cette obligation, nous vérifierons l’identité de la personne concernée.

19. Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les clients et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, l'étude Clarelis Notaires explique aux clients et contacts les conséquences d’une absence de réponse.

20. Droit d'usage

L'étude Clarelis Notaires se voit conférer par les clients et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de l'étude Clarelis Notaires, autrement appelées les données enrichies, demeurent sa propriété exclusive (analyse d’usage, statistiques, etc.).

21. Sous-traitance

L'étude Clarelis Notaires informe ses clients et contacts qu’il pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, l'étude s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

L'étude Clarelis Notaires s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données que lui. De plus, l'étude se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

22. Sécurité

Il appartient à l'étude Clarelis Notaires de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physique ou logique, qu’il estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

– l’utilisation de mesures de sécurité pour l’accès aux locaux (fermeture des bureaux, badges, etc.) ;
– la sécurité de l’accès à nos postes informatiques et smartphones (code d’accès modifié régulièrement) ;
– login et password pour toutes nos applications métiers ;
– la gestion des habilitations pour l’accès aux données (spécificité pour nos services financier et comptable et communication) ;
– VPN dans le cadre des connexions à distance ;
– mot de passe complexe pour notre réseau Wi-Fi modifié chaque mois.

Pour ce faire, l'étude Clarelis Notaires peut se faire assister de tout tiers de son choix pour procéder, aux fréquences qu’il estimera nécessaires, à des audits de vulnérabilité ou des tests d’intrusion.

En tout état de cause, l'étude Clarelis Notaires s’engage, en cas de changement des moyens visant à assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel, à les remplacer par des moyens d’une performance supérieure. Aucune évolution ne pourra conduire à une régression du niveau de sécurité.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, l'étude Clarelis Notairess s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

23. Violation des données

En cas de violation de données à caractère personnel, l'étude Clarelis Notaires s’engage à le notifier à la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les clients et contacts et que les données n’ont pas été protégées, l'étude Clarelis Notaires :

– en avisera les clients et contacts concernés ;
– communiquera aux clients et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires.

24. Référent données personnelles

L'étude Clarelis Notaires a désigné un référent « données personnelles ».

Les coordonnées de notre référent données personnelles sont les suivantes :

Philippe Buerch – Président
13 rue des Serbes 06400 Cannes
pb.clarelis@notaires.fr

25. Régistre des traitements

L'étude Clarelis Notaires n’est pas tenue de procéder à la mise en œuvre d’un registre des traitements.

26. Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les clients et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la Cnil en France, s’ils estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

Cnil – Service des plaintes
3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

27. Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la Cnil ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des clients et contacts par tout moyen choisi par l'étude Clarelis Notaires en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

28. Pour plus d'informations

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter notre référent à l’adresse électronique suivante : clarelis@notaires.fr

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la Cnil www.cnil.fr.